A KPI (Key Performance Indicator), mint kulcsfontosságú mutatók arra hivatottak, hogy a felhasználó számára felkeltsék a figyelmet, információt nyújtsanak. Egy részük azt mutatja, hogy még valamilyen folyamatot nem tudnak megkezdeni. Egy részük azt, hogy azonnali beavatkozásra van szükség. A későbbiekben olvasható olyan KPI is, ami különféle ellenőrző listákat vált ki, amivel a felhasználók azt keresték, hogy hol vannak elmaradt, elfelejtett utalandó tételek.
A KPI-okat célszerű szerepkörök mentén csoportosítani. Egy nagyobb vállalatnál különválik a bérszámfejtés, időadatok rendezése, kezelése stb. A rendszer fejlődésével egyre több KPI lesz elérhető, így nem célszerű akkor sem egy dashboard lapon megjeleníteni minden adatot, hiszen egyszerre nem végez a felhasználó minden feladatot sem – még ha joga egyébként a rendszerben lenne rá.
Valamennyi KPI adattartalma csak akkor jelenik meg, ha van rá joga a felhasználónak.
Hibás jelenléti ívek:
Arra adja meg a választ, hogy az aktuális számfejtési hónapban van-e olyan munkavállaló, akinek akár egy hibás napja is van. A cél az, hogy ez az érték mindig nulla legyen. A hónap közben amikor még alakulnak az adatok, nem feltétlenül probléma, ha ebben a KPI-ban érték jelenik meg, de amikor felkészül a szervezet a bérelszámolásra – kezdve a jelenléti ívek jóváhagyásával – az a cél, hogy ez a mutató annak a folyamatnak a végével nullázódjon.
Jóváhagyásra váró jelenléti ívek:
Arra adja meg a választ, hogy hány olyan munkavállaló van, akinek a jelenléti íve még vezetője által nincs jóváhagyva az aktuális számfejtési hónapban. Ez nem feltétlenül előfeltétele a számfejtés megkezdéséhez, de a helyes folyamat lefutásának érdekében a vezetőnek jóvá kell hagynia a jelenléti íveket, hiszen ők felelnek ezekért az adatokért.
Elszámolási időadatok állapota:
Azoknak a munkavállalóknak, akiknek az aktuális számfejtési hónapban van teljesített időadata, a bérelszámolásuk megkezdéséhez szükséges előfeltétel az elszámolási időadatok megléte. A cél az, hogy a KPI 100%-ot mutasson, hiszen akkor mondható ki, hogy minden olyan munkavállónak, akinek van időadata, a bérelszámolásban részt fog tudni venni.
Hóvégi számfejtések száma:
Ez a mutató arra adja meg a választ, hogy akinek kell hóvégi számfejtéssel rendelkeznie, annak van-e. Emiatt két érték arányában fogja a rendszer mutatni az adatokat. Vagy van elszámolási időadata a munkavállalónak vagy van olyan eseti juttatása, amit az adott számfejtési hónapban kell elszámolni és egyik esetben sincsen hóvégi számfejtése. Ekkor a rendszer úgy fogja mutatni, hogy az ilyen munkavállalóknak kell.
Utalásra váró számfejtések:
A számfejtést követően utalni is kell a béreket – amelyiket nem pénztári kifizetéssel végeznek el. Így azok a számfejtési tételek, amiknek nincs kitöltve a pénztári kifizetés vagy az utalásra váró mező értékük, azaz még nem kapták meg a dolgozók, bekerülnek ebbe a KPI-ba, mint elintézendő tételek.
Hóközben történt utalások:
Jellemzően nagyobb vállalatok esetében többször is történhet hóközben utalás akár ütemezetten vagy a kiléptetések miatt ad hoc jelleggel. Ez a KPI inkább az információt nyújtja, hogy adott számfejtési hónapban hány utalás történt, azok milyen nappal és hány HR kapcsolatot érintett.
Bejelentendő munkavállalók:
Jellemzően a biztosítottak bejelentését rendszeresen szokták az ügyintézők végezni a változás bejelentések miatt – pl FEOR kód változás. Ugyanakkor az első bejelentés mindig kritikus, nem szabad megfeledkezni róla. Egy új munkavállaló esetén a rendszer ellenőrzi a HR kapcsolat kezdethez viszonyítva plusz-mínusz 1 hónap időintervallumban, hogy megtörtént rá vonatkozóan a bejelentés. A rendszer hibásnak jelzi, ha a HR kapcsolat kezdete korábbi, mint a mai nap és még nem történt meg a bejelentése.
Kijelentendő munkavállalók:
Jellemzően a biztosítottak bejelentését rendszeresen szokták az ügyintézők végezni a változás bejelentések miatt – pl FEOR kód változás. Ugyanakkor a kiléptetés egy kiemelt bejelentés, nem szabad megfeledkezni róla. Egy új munkavállaló esetén a rendszer ellenőrzi a HR kapcsolat végéhez viszonyítva plusz-mínusz 1 hónap időintervallumban, hogy megtörtént rá vonatkozóan a kijelentő bejelentés. A rendszer hibásnak jelzi, ha a HR kapcsolat vége korábbi, mint a mai nap és még nem történt meg a kijelentése.
Utalandó EGB ellátások:
A mutató kizárólag az EGB típusú ellátásokra koncentrál folyamatában. Az ellátásokat az ellátások megállapítását követően viszonylag szűkös határidővel kell utalnia a kifizetőhelynek. Emiatt a rendszer a mai naphoz viszonyítva ellenőrzi, hogy plusz 7, mínusz 30 nappal sikerült-e azokat az eseti juttatásokat, amik EGB típusúak, elutalni.